Teklif akışındaki gecikmenin kaldırılması
Teklif hazırlama süresi 6 günden 1 güne indi; kaybedilen fırsat oranı yarıya düştü.
Ölçülen sonuçlar
- 6 gün → 1 gün
- Teklif hazırlama süresi
- %48
- Kaybedilen fırsatta azalma
- 3 hafta
- Kurulum süresi
Sorun
Müşteri bize geldiğinde durum neydi?
Firma, makine yan sanayinde çalışan ve ihracat yapan orta ölçekli bir üretici. Talep sayısında bir sorun yoktu — fuarlardan, aramadan ve bayi ağından düzenli talep geliyordu. Sorun taleplerin ne olduğuydu.
Teklif hazırlama işi tek kişide toplanmıştı. Fiyatlandırma kuralları hiçbir yerde yazılı değildi; her teklif, o kişinin geçmiş işlerden hatırladığı marjlarla kuruluyordu. O kişi izinli olduğunda ya da yoğun bir haftaya denk geldiğinde süreç tamamen duruyordu.
Ölçtüğümüzde asıl kaybın nerede olduğu görüldü: talep geldikten sonra teklifin gitmesi ortalama altı iş günü sürüyordu. Bu sürenin büyük kısmı iş yapılırken değil, sırada beklerken geçiyordu. Alıcı tarafında ise saat işliyordu — birden fazla tedarikçiden fiyat alan bir satın alma birimi için ilk gelen teklif çoğu zaman referans fiyatı belirliyor.
Firma bunu bir pazarlama sorunu sanıyordu ve reklam bütçesini artırmayı konuşuyordu. Oysa darboğaz talebin girişinde değil, işlendiği yerdeydi: daha fazla talep, daha uzun bir kuyruk demekti.
Müdahale
Ne yaptık ve neden bu sırayla?
Sıra bilinçli olarak PUKÖ ile kuruldu: önce plan ve ölçüm, sonra müdahale, sonra kontrol ve süreç; otomasyon en son. Ölçüm kurulmadan yapılan her iyileştirme, işe yarayıp yaramadığı bilinemeyen bir müdahale olurdu.
1. Talep kaydını tek yere bağladık. Form, telefon, e-posta ve fuar teması aynı kayda düşmeye başladı; her kaydın kaynağı otomatik dolduruldu. Zorunlu alan sayısı asgariye indirildi — satış ekibinin kayıt girmeyi bırakmasının sebebi isteksizlik değil, formun uzunluğuydu.
2. Boru hattını adımlara böldük. Talep, teknik değerlendirme, fiyatlandırma, onay ve gönderim ayrı adımlar olarak izlenmeye başlandı. Her adımın bir sahibi ve bir cevap süresi hedefi yazıldı. Bu bölme yapılmadan “teklif süreci uzun” cümlesi ölçülebilir bir şey ifade etmiyordu; bölündükten sonra beklemenin hangi adımda oluştuğu görünür hale geldi.
3. Fiyat kurallarını yazıya döktük. Hangi ürün grubunda hangi marj, hangi adette hangi kademe, hangi durumda ne kadar pazarlık payı — hepsi tek bir tabloya girdi. Bu adım teknik değil örgütsel bir işti ve en çok direnç gören adım oldu; çünkü yazılı kural, kişisel takdirin yerini alıyor.
4. Teklifi şablona bağladık. Fiyat kuralları yazılı hale gelince teklif üretimi bir şablon doldurma işine indi. Onay akışı iki adıma düşürüldü: teknik onay ve ticari onay.
5. Sürece bağladık. İşleyen akış süreç olarak yazıldı, sahibi atandı ve kontrol limitleri kondu. Amaç, sürecin bizden sonra da aynı şekilde çalışması.
Sonuç
- Teklif hazırlama üç kişiden herhangi biri tarafından yapılabiliyor; süreç kişiye bağımlı olmaktan çıktı
- Fiyat kuralları yazılı — pazarlık payı kime denk geldiğine göre değişmiyor
- Beklemenin hangi adımda oluştuğu haftalık olarak görülüyor; gecikme sebebiyle birlikte kayıtta
- Talebin kaynağı otomatik kaydediliyor; hangi kanalın hangi maliyetle teklif ürettiği ölçülebilir hale geldi
- Reklam bütçesi artırılmadı — darboğaz talebin girişinde değil işlendiği yerdeydi
Benzer bir tıkanma sizde de var mı?
Mevcut durumunuzu konuşup hangi adımın en hızlı sonuç vereceğini yazılı olarak paylaşıyoruz.
- 45 dakika
- Ücretsiz
- Yazılı öncelik listesi
- İlk tur altı hafta içinde